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Die GoBD regeln, wie steuerrelevante Daten aufzubewahren sind: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und zeitgerecht.
Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, auch der 4,80-€-Parkschein.
Zeitgerechtheit: Bare Vorgänge täglich, unbare innerhalb von zehn Tagen. Wer Belege monatelang sammelt, verletzt diesen Grundsatz.
Unveränderbarkeit: Eine nachträgliche Änderung muss protokolliert und die ursprüngliche Fassung erkennbar bleiben.
Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss den Vorgang in angemessener Zeit prüfen können.
Rechnungen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse: zehn Jahre. Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres.
Bei Leistungen an Privatkunden am Grundstück gilt zusätzlich die Zwei-Jahres-Pflicht des Kunden – auf sie musst du hinweisen.
Erfasse den Beleg direkt nach dem Einkauf mit Datum, Betrag, Steuersatz, Lieferant und Zuordnung zur Baustelle. Der spätere Aufwand ist ein Vielfaches.
Bewahre das Original, solange es aufbewahrungspflichtig ist, oder digitalisiere es in einem revisionssicheren Verfahren und dokumentiere den Ablauf in einer kurzen Verfahrensdokumentation.
Redaktioneller Praxishinweis, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei individuellen Fragen sprich mit deinem Steuerberater.