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§14 UStG schreibt exakt vor, was auf einer Rechnung stehen muss. Für Handwerksbetriebe ist das kein Papierkram, sondern bares Geld: Eine formal falsche Rechnung kann der Auftraggeber zurückweisen – und dann läuft die Zahlungsfrist erst neu.
Vollständiger Name und Anschrift deines Betriebs sowie des Leistungsempfängers. Bei Firmen die exakte Firmierung aus dem Handelsregister, nicht die Kurzform vom Briefkasten.
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beides gleichzeitig ist erlaubt, keins von beidem ist ein Formfehler.
Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Fortlaufend heißt lückenlos in einem nachvollziehbaren System – Jahres-Präfix plus laufende Nummer reicht völlig.
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung. „Arbeiten laut Absprache“ genügt nicht. Schreib „34 Std. Montage Steigleitung Haus B, Neubau Ottensen“.
Zeitpunkt der Leistung oder Leistungszeitraum – auch dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Das ist der am häufigsten vergessene Punkt.
Nettoentgelt je Steuersatz, der Steuersatz selbst, der Steuerbetrag und die Bruttosumme.
Jede vereinbarte Minderung des Entgelts, also zum Beispiel die Skontovereinbarung.
Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen stattdessen den Hinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wer trotzdem USt ausweist, schuldet sie dem Finanzamt.
Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer greift die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach §13b UStG. Dann steht auf der Rechnung netto plus der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Bei Leistungen an Privatkunden an einem Grundstück gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren – auf diese musst du in der Rechnung hinweisen.
Rechnungen unter 250 € brutto sind Kleinbetragsrechnungen: hier reichen Datum, Betrag, Steuersatz und Leistungsbeschreibung.
Redaktioneller Praxishinweis, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei individuellen Fragen sprich mit deinem Steuerberater.